Die Inventur zählt zu den klassischen Pflichtaufgaben in Unternehmen – egal ob im Handel, in der Produktion oder in der Lagerlogistik. Sie ist gesetzlich vorgeschrieben, oft aufwendig und nicht selten mit einem hohen manuellen Aufwand verbunden. Viele Betriebe greifen dabei nach wie vor auf Papierlisten, Klemmbretter und anschließende manuelle Eingaben in Excel oder ERP-Systeme zurück. Das kostet nicht nur Zeit, sondern ist auch anfällig für Fehler.
Dabei gibt es längst eine zeitgemäße Alternative: die mobile Inventur. Sie bietet einen digitalen, flexiblen Ansatz, der Prozesse beschleunigt, Fehler reduziert und Ressourcen spart. Eine Lösung, die sich in der Praxis bewährt hat, ist der Mobisys Solution Builder (MSB) – eine Softwareplattform für mobile SAP-Prozesse, die auch die Inventur vollständig digitalisiert und deutlich vereinfacht.
Vom Papier zur App: Was ist mobile Inventur?
Im Kern bedeutet mobile Inventur, dass Bestände direkt vor Ort mithilfe mobiler Endgeräte – wie Smartphones, Tablets oder speziellen Scannern – erfasst werden. Statt handschriftlicher Notizen werden Artikel beispielsweise per Barcode gescannt oder manuell eingegeben, die Daten landen anschließend unmittelbar im zentralen System. Die klassische Papierliste entfällt komplett.
Dieser unmittelbare Datenfluss bringt mehrere Vorteile mit sich – vor allem in Bezug auf Effizienz, Transparenz und Genauigkeit.
Weniger Fehler, mehr Tempo
Einer der offensichtlichsten Vorteile: Die direkte Eingabe eliminiert Übertragungsfehler. Was gezählt wird, landet ohne Umweg im System. Das spart nicht nur Zeit – vor allem bei der späteren Datenbereinigung – sondern erhöht auch die Qualität der Bestandsdaten erheblich. Zudem kann über den Scan des Materials sichergestellt werden, dass auch immer das richtige Material gezählt wird.
Gleichzeitig verkürzt sich der gesamte Ablauf der Inventur deutlich. Das betrifft sowohl die Zählung selbst als auch die Nachbereitung. Systeme wie MSB unterstützen hier mit benutzerfreundlichen Oberflächen, klar strukturierten Abläufen und hilfreichen Zusatzfunktionen wie Fortschrittsanzeigen oder automatischer Nullsetzung nicht gezählter Positionen. Das erhöht zudem sichtbar die Mitarbeiterzufriedenheit. Prozesse sind einfach zu verstehen, schnell auszuführen und die Bedienung der App macht deutlich mehr Spaß.
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Mit mobiler und digitaler Erfassung und Übertragung der Zählmengen bietet der MSB mit seinen systemgeführten Prozessen eine optimale Lösung für Ihre Inventurzählungen. Erfahren Sie mehr in unserem Webinar.
Produktinfo: Mobisys Solution Builder (MSB)
Der Mobisys Solution Builder (MSB) ist eine flexible Softwareplattform zur mobilen Abwicklung von SAP-Prozessen – vom Wareneingang über Kommissionierung bis hin zur Inventur.
Highlights von MSB:
- Nahtlose Integration in SAP ECC und S/4HANA
- Über 100 sofort einsatzbereite Standardtransaktionen (z. B. für MM, WM, EWM, SD, PP)
- Flexible Anpassung an individuelle Prozessanforderungen dank integrierter Entwickler-Umgebung
- Intuitive Benutzeroberfläche auf Smartphones, Tablets und MDE-Geräten
- Online- & Offline-Funktionalität
- Revisionssichere Erfassung inkl. Zeitstempel, Fundstellen, Unterschriften & mehr
Mehr Informationen: www.mobisys.com/msb-software
Flexibel und skalierbar – auch bei komplexen Lagerstrukturen
Gerade in Unternehmen mit mehreren Lagerorten, großflächigen Lagerbereichen oder dezentralen Strukturen spielt die mobile Inventur ihre Stärken aus. Mehrere Mitarbeitende können gleichzeitig an unterschiedlichen Standorten arbeiten – ohne dass Belegnummern manuell zugewiesen werden müssen. Über intelligente Gruppierungen, wie etwa über Inventurnummern, lassen sich ganze Bereiche effizient abbilden und verwalten.
MSB bietet dabei eine besonders flexible Architektur, die es erlaubt, spezielle Felder wie Fundstellen oder Zusatzinformationen zum Lagerplatz direkt zu erfassen – auch dann, wenn das SAP-Standardmodell dies nicht vorsieht. So entstehen wertvolle Zusatzdaten für spätere Prüfungen oder Lageroptimierungen.
Digitale Dokumentation schafft Vertrauen – auch bei der Prüfung
Ein oft unterschätzter Aspekt ist die Dokumentation. Mobile Inventursysteme ermöglichen nicht nur eine revisionssichere Archivierung aller Zähldaten, sondern auch die Erfassung von Unterschriften, Zeitstempeln und sogar Fotos direkt im Prozess. Das erhöht die Nachvollziehbarkeit – und schafft gleichzeitig Transparenz gegenüber Wirtschaftsprüfern.
Viele Prüfer begrüßen den Einsatz digitaler Lösungen, sofern sie vorab in die Planung einbezogen werden. MSB bietet hierfür eine umfassende technische Dokumentation und archiviert die relevanten Daten in speziellen Tabellen, sodass auch im Nachhinein alle Zählvorgänge detailliert nachvollzogen werden können.
Erfolgsfaktor Vorbereitung: Worauf kommt es an?
So viele Vorteile die mobile Inventur auch bietet – ihr volles Potenzial entfaltet sie nur mit einer sorgfältigen Vorbereitung. Dazu gehören funktionierende mobile Endgeräte, ein stabiles Netzwerk oder eine zuverlässige Offline-Funktion, aktuelle Stammdaten sowie ein klar strukturierter Prozessablauf. Ein weiterer zentraler Punkt ist die Schulung der Mitarbeitenden. Denn auch das beste System bleibt wirkungslos, wenn es nicht sicher und effizient bedient wird. Hier punktet MSB mit einem intuitiv gestalteten Frontend und der flexiblen Einsetzbarkeit auf verschiedensten Endgeräten – von Smartphones bis hin zu klassischen MDE-Geräten. Das sorgt für eine hohe Akzeptanz bei den Anwenderinnen und Anwendern und reduziert gleichzeitig Schulungsaufwand und Einarbeitungszeit erheblich.
Viele Unternehmen setzen bei der Einführung auf einen Pilotbereich, um erste Erfahrungen zu sammeln und Prozesse praxisnah zu optimieren – ein Vorgehen, das sich auch für den Einsatz von MSB bewährt hat.
Fazit: Mehr als nur ein Digitalisierungsschritt
Die mobile Inventur ist der Schlüssel zu effizienteren, transparenteren und belastbareren Prozessen. Sie reduziert Fehler, spart Zeit und steigert die Datenqualität erheblich. Systeme wie der Mobisys Solution Builder (MSB) zeigen, wie sich digitale Lösungen nahtlos in bestehende Abläufe integrieren lassen – und gleichzeitig die Anforderungen an Prüfung, Nachvollziehbarkeit und Flexibilität erfüllen. Wer die Inventur als Chance zur Modernisierung begreift, wird schnell merken: Der Schritt weg vom Papier lohnt sich in vielerlei Hinsicht.
